Dotace s jistotou

Přípravná fáze každého záměru (má-li být finančně podpořen některým z dotačních programů či finančních nástrojů) sestává z tří dílčích na sebe navazujících kroků, které nelze vynechat či přeskočit: z vytvoření projektového záměru, provedení dotačního auditu a navržení dotační strategie a zpracování a podání žádosti o podporu.

Vytvoření projektového/podnikatelského záměru

Aktivity, se kterými Vám rádi pomůžeme a poradíme „jak na to“…

Podle cíle projektového záměru vyhledáme vhodný program, který umožňuje financování vašeho záměru. Porovnáním projektového záměru a konkrétní výzvy dojde k výběru vhodného dotačního titulu.

V této fázi je nezbytné ujasnit a ověřit:

• oprávněnost žadatele
• územní dopady
• výši kalkulace/propočtu/rozpočtu
• období realizace
• finanční zdroje pro realizaci projektu (zda je zajištěno financování nezpůsobilých výdajů)
• účel, na který je dotace požadována

Posouzení či vyhodnocení žádosti o finanční podporu provádí poskytovatel dotace předem stanoveným způsobem, se kterým by se měl žadatel podrobně předem seznámit. Je to fáze, na kterou žadatel nemá přímý vliv, vyjma případů, kdy je ze strany řídícího orgánu vyzván k doplnění své žádosti, což musí zpravidla provést ve stanovenám termínu.

chci vědět více

Posouzení žádosti o podporu

Aktivity, se kterými Vám rádi pomůžeme a poradíme „jak na to“…

 Po předložení žádosti příslušnému poskytovateli dotace probíhá její posouzení/vyhodnocení, a to nejčastěji ve 3 kolech.

• hodnocení přijatelnosti a formálních náležitostí
• věcné hodnocení
• Hodnocení výběrovou komisí

V okamžiku, kdy je do elektronického systému MS2021+ vložena projektová žádost, dochází k jejímu hodnocení a bodování. Projektová žádost je nejprve posuzována z hlediska formální správnosti a úplnosti (hodnocení přijatelnosti a formálních náležitostí).
Posuzuje se, zda:

• byly dodány všechny přílohy v předepsané podobě
• žadatel splňuje podmínky programu
• žádost se vztahuje pouze na jednu oblast podpory programu
• místem realizace je ČR a příslušný NUTS II
• projekt je v souladu s právními předpisy ČR a EU
• projekt splňuje minimální hranici celkových způsobilých výdajů pro dané opatření
• projekt nemá negativní dopad na některou z oblasti horizontálních priorit
• žadatel splňuje definici konečného příjemce
• žádost byla předložena v elektronické podobě
• žádost byla elektronicky podepsána žadatelem nebo oprávněným zmocněncem
• v žádosti jsou uvedeny všechny předepsané údaje

Pokud jsou zjištěny nedostatky, žadatel je vyzván, aby nedostatky odstranil, popřípadě projektovou žádost doplnil.

Pří věcném hodnoceníhodnotitelé postupují v souladu s Příručkou pro hodnotitele zajišťující věcné hodnocení projektů v rámci všech operačních programů (OP).

Věcné hodnocení je kvalitativním vyhodnocením obsahové stránky projektu na základě předem stanovených kritérií. Projektová žádost je hodnocena dle kritérií, jež jsou definována v rámci jednotlivých operačních   programů.   Tato kritéria zohledňují především to, jak realizace projektu přispěje k naplnění evropských cílů v oblasti politiky hospodářské a sociální soudržnosti. V praxi jsou pak doporučeny k realizaci takové projektové žádosti,  které  nejvíce naplňují hodnotící a bodovací kritéria.

V převážné většině případů se hodnotí:

• finanční zdraví žadatele a vývoj hospodářských výsledků v uplynulých letech a zkušenosti a schopnosti žadatele
• kvalita zpracování projektového záměru
• soulad cílů projektu s cíli operačního programu
• efektivnost, udržitelnost, relevantnost,  potřebnost a inovativnost projektového záměru
• rozsah a kvalita zpracování předložených projektových dokumentů
• doložené povinné a nepovinné přílohy
• dopad projektu na životní prostředí, informační společnost a místní iniciativy
• správné rozložení rozpočtových položek apod.

Konkrétní hodnotící a bodovací kritéria jsou vždy uvedena u jednotlivých operačních programů v příslušném programovém dokumentu. Z toho důvodu je vhodné, aby bylo důkladně prověřeno, a to ještě před registrací projektové žádosti,  zda naplňuje hodnotící a bodovací kritéria daného operačního programu, a má tedy předpoklady pro získání vysokého počtu bodů.

Před vložením projektové žádosti je vhodné provést kontrolu všech údajů v elektronické verzi žádosti, a to především:

• kontrolu vyplněných povinných polí (je provedena automaticky programem při konečném uložení projektové žádosti)
• kontrolu vložených příloh
• správnost údajů o způsobech financování projektu
• monitorovací ukazatele
• kontrolu splnění minimální a maximální hranice způsobilých výdajů
• údaje uvedené v žádosti musí souhlasit s údaji v ostatních dokumentech a přílohách

Na závěr procesu posouzení žádosti probíhá hodnocení výběrovou komisí. Jedná se o rozhodnutí komise o schválení či zamítnutí žádosti o dotaci na podkladě výsledků věcného hodnocení.

Projekty podané v rámci dané výzvy mezi sebou soutěží o finanční prostředky, které se v této výzvě rozdělují. Ty nejlépe obodované projekty jsou doporučeny k finálnímu schválení. Žadatelé jsou posléze informováni o výsledku hodnocení projektů a mohou se případně proti negativnímu výsledku hodnocení odvolat.

V případě, že projekt úspěšně projde hodnocením a v rámci připravené finanční alokacev příslušné dotační výzvě je na něj dostatek finančních prostředků, dochází k uzavření právního aktu poskytnutí podpory, na jehož základě vzniká žadateli nárok na poskytnutí dotace za předpokladu splnění podmínek pro její vyplacení. Podpisem smlouvy o přidělení dotace se ze žadatele stáváte příjemce podpory

K samotné realizaci záměru dochází zpravidla po uzavření smlouvy o poskytnutí dotace a probíhá v dílčích na sebe navazujících a krocích: od fyzické realizace projektu, žádosti o platbu, vyhodnocení a vyúčtování projektu, kontroly , publicitu až po 3 – 5 letou udržitelnost projektu.

Realizace projektu

Aktivity, se kterými Vám rádi pomůžeme a poradíme „jak na to“…

Hlavním úkolem je realizovat projekt tak, jak byl popsán v žádosti a při dodržování pravidel stanovených pro projekty financované ze strukturálních fondů EU.

Při realizaci projektu je třeba dodržovat všechny požadavky programu, ve kterém byla dotace získána. Zcela zásadní je bezvýhradné dodržování Podmínek poskytnutí dotace. Nedodržení některé z podmínek zaručeně vede ke krácení dotace. V případě zásadních chyb může být přislíbená dotace kompletně odebrána.

Splnění a udržení hodnot výstupů projektu může být následně i předmětem kontroly ze strany příslušných institucí. V případě nesplnění některého z ukazatelů pak může dojít k vrácení dotace nebo její části.

Žádost o platbu

Aktivity, se kterými Vám rádi pomůžeme a poradíme „jak na to“…

V rámci realizace projektu dochází rovněž k finančnímu vypořádání (proplacení) dotace. Proplácení dotace probíhá ve dvou možných režimech v souladu s podmínkami programu a smlouvy o poskytnutí podpory.

Častěji využívaná forma proplácení dotace probíhá v režimu „ex post“, kdy proplácení dotace probíhá na základě žádosti o platbu až po kompletní úhradě výdaje ze strany příjemce. V režimu „ex ante“ je dotace příjemci částečně či kompletně poskytnuta dopředu na jeho příslušný účet a teprve následně dochází k úhradám výdajů v rámci projektu.

Přidělená dotace se vždy vztahuje pouze na způsobilé (uznatelné, oprávněné) výdaje. Součástí žádosti o platbu musí být:

• soupis předložených účetních dokladů
• rozpis účetních dokladů podle typu úhrad
• rozpis účetních dokladů podle rozpočtových položek

K žádosti o platbu musí být přiloženy také přílohy, kterými jsou např. kopie účetních dokladů, kopie bankovních výpisů, uhrazené dodavatelské faktury apod., jež se vztahují k projektu.

Realizaci dotačního projektu uzavírají dva dokumenty: Závěrečná zpráva z realizace a Žádost o platbu. Oba dokumenty se současně podávají v systému MS2014+. Zpráva shrnuje vývoj celého projektu a informace o naplnění jednotlivých indikátorů projektu.Žádost o platbu je dokument dokládající účetní doklady k veškerým výdajům projektu.

VYHODNOCENÍ A VYÚČTOVÁNÍ

 Aktivity, se kterými Vám rádi pomůžeme a poradíme „jak na to“…

Vyúčtování dotace probíhá po ukončení a vyhodnocení realizace projektu, kdy příjemce podpory vyplní žádost o platbu, kterou předloží poskytovateli dotace.

Příjemce dotace je povinen po celý průběh realizace projektu vést oddělené účetnictví, tzn. zvlášť účetnictví vztahující se k projektu a zvlášť účetnictví vztahující se k podniku či organizaci.

Výdaje projektu musí mít formu účetních dokladů (faktur, výdajových účetních dokladů, bankovních výpisů, mzdových listů, smlouvy s dodavateli apod.).

Kontrola na místě

Aktivity, se kterými Vám rádi pomůžeme a poradíme „jak na to“…

Mimo kontroly průběžných Zpráv o realizaci projektu (administrativní kontrola) může přijít i kontrola na místo realizace projektu. Kontroly se mohou týkat například projektové dokumentace, fyzického stavu projektu či finanční stránky. Kontrola vždy sestaví protokol, který shrne poznatky a opatření, která jsou nutná zrealizovat, aby nehrozily sankce. Kontroly mohou být plánované i neohlášené.

Pro případné kontroly je důležité zejména:

• mít veškerou dokumentaci na jednom místě
• pořizovat zápisy z jednání
• uchovávat originály dokumentů, veškerou korespondenci
• nastavit procesy a kompetence v projektovém týmu formou interní směrnice

Kontrola může být vykonána kdykoliv během realizace projektu. Aby projekt bez výhrad před kontrolou obstál, je nutné vést bezchybnou dokumentaci projektu v originálech a mít ve firmě osobu, která je za celý projekt zodpovědná.

Kontroly zpravidla bývají dopředu nahlášené a kontrolní orgán předem zasílá i seznam dokumentů, které je třeba mít připravené.

Veškeré originální doklady o realizaci projektu musí příjemce archivovat ještě 10 let poté, co byl projekt proplacen. Po celou tuto dobu mohou přijít kontroly.

Udržitelnost projektu

Aktivity, se kterými Vám rádi pomůžeme a poradíme „jak na to“…

Publicita projektů má svá pevně daná pravidla, která jsou uvedena v příručkách pro žadatele a příjemce. Nejčastěji je povinná publicita u projektů menšího finančního rozsahu splněna vyvěšením plakátu o velikosti A3 v místě realizace projektu. U finančně náročnějších projektů je pak nutné informovat nejprve vystavením velkoplošného banneru či billboardu během realizace projektu. Po jeho dokončení jsou pak tyto dočasné nosiče nahrazené pamětní deskou. Informace o projektu musí zůstat na místě minimálně po dobu udržitelnosti projektu.

Na nosičích se používají nejčastěji loga a vlajky ČR a EU. Někdy k projektům vznikají i speciální webové portály.

PUBLICITA PROJEKTU

Aktivity, se kterými Vám rádi pomůžeme a poradíme „jak na to“…

Po ukončení realizace začíná běžet období tzv. udržitelnosti projektu. Nejčastěji trvá mezi 3 až 5 lety. Po tuto dobu je příjemce dotace povinen zachovat a udržet výstupy projektu a současně dále naplňovat povinné indikátory. V období udržitelnosti nelze prodat ani zcizit jeho výstupy.

Je nutné, aby i po ukončení projektu byly monitorovány indikátory projektu a byla tak zaručena udržitelnost projektu i po jeho skončení. Délka monitorování projektu se vždy odvíjí od operačního programu, tj. např. v případě závazku vytvoření nových pracovních míst je toto období 3 let pro podniky do 50 zaměstnanců (malé podniky) a 5 let pro podniky s 50–249 zaměstnanci (střední podniky).

V případě nedodržení podmínek hrozí krácení dotace či dokonce její vrácení! Dalšími důvody pro krácení či odebrání dotace může být:

• chyby ve výběrovém řízení na dodavatele zboží a služeb
• nesplnění plánovaných výsledků a výstupů (monitorovacích indikátorů)
• nedodržení plnění termínů (bez zahájení včasného změnové řízení či informování poskytovatele dotace)
• náklady vznikly dříve, než bylo přípustné (pozor na datum způsobilosti výdajů)